Die zeitliche Planung sollte unbedingt mit der Schulleitung abgesprochen werden, damit es nicht zu Terminüberschneidungen kommt. Bei Veranstaltungen am Wochenende sollte auch eine Absprache mit der Gemeinde stattfinden, denn die ortsansässigen Vereine haben auch ihre Termine.

In der Gemeinde findet jedes Jahr eine Sitzung statt, in der Vertreter der Vereine und auch der Schule anwesend sind, um die Termine für das Jahr abzusprechen.

Wenn Teile des Projekts außerhalb des Schulgebäudes stattfinden, spielt auch das Wetter eine Rolle.